在日常工作中，许多用户不时需要使用PowerPoint创建自己的演示文稿，由于大部分用户都熟悉Word的文档编辑操作，所以对于PowerPoint的使用方法也能够触类旁通，掌握基本的操作，但是却很难做出有水平的演示文稿。实际上，微软公司也考虑到了这一点，在新版的PowerPoint中特意为大家准备了许多简单易用的功能，帮助用户轻松创建专业的演示文稿。
创建和使用幻灯片母版
在PowerPoint中幻灯片母版是幻灯片层次结构中的顶层，用于存储有关演示文稿的主题和幻灯片的设计布局，包含背景、颜色、字体、大小、效果等信息。每个演示文稿至少包含一个幻灯片母版，修改幻灯片母版可以对演示文稿中的每张幻灯片进行统一的更改，不论是此前已经编辑的还是其后添加的内容。因而，通过创建和使用幻灯片母版，你可以无需在多张幻灯片上键入相同的信息，节省大量的时间之余，还可以统一演示文稿风格。
在功能区“视图”选项卡“母版视图”中单击“幻灯片母版”，PowerPoint将打开“幻灯片母版”视图，显示当前演示文稿的幻灯片母版编辑界面，如果当前的演示文稿没有创建或设置幻灯片母版，则将显示一个具有默认版式的空幻灯片母版。在编辑界面上，你可以像编辑演示文稿一样地编辑幻灯片母版，通过功能区“幻灯片母版”选项卡，你可以轻松地安排主题、版式、背景，根据演示文稿的需要，添加任意的元素。编辑完成后，单击功能区“文件”选项卡上的“另存为”，在“保存类型”列表中选择“PowerPoint模板”，在“文件名”框中键入文件名称并单击“保存”按钮，即可保存自己的“幻灯片母版”。在PowerPoint中，单击功能区中“幻灯片母版”选项卡“关闭”中的“关闭母版视图”，即可返回到演示文稿编辑界面。
在演示文稿中添加音乐
要在演示文稿中添加音乐，可以在“插入｜媒体｜音频”中选择“文件中的音频”添加音频文件，或者选择“剪贴画音频”，并在“剪贴画”任务窗格中选择所需的音频剪辑添加到演示文稿中。
添加音乐后在演示文稿中选择音频剪辑的图标，在“播放｜音频选项”中选择音乐的播放方式。音频剪辑可以设置为“自动”，在显示幻灯片时自动开始播放，或者设置为“单击时”，在单击鼠标时开始播放，要连续播放音频剪辑直至你停止播放，选中“循环播放，直到停止”即可。
转换和使用SmartArt图形
与文字相比，插图和图形更有助于读者理解和记住信息，能够快速、轻松、有效地传达信息，但是大部分PowerPoint用户只擅长创建文字内容的演示文稿。为此，PowerPoint加入了SmartArt图形功能，通过SmartArt图形可以轻松地将文字内容转换成图形，以直观的视觉形式展示流程、机构、关系等信息。
选择包含转换内容的文本框，在功能区“开始”选项卡“段落”中选择“转换为SmartArt图形”，在打开的库中选择需要的SmartArt图形布局。对于已经转换并加入到演示文稿的SmartArt图形，单击选择后，在“设计”选项卡上“SmartArt工具”下可通过“SmartArt样式”进行编辑和修改。如果没有看到“SmartArt工具”或“设计”选项卡，请确保已经选择SmartArt图形，并尝试通过双击SmartArt图形的方式打开“设计”选项卡。
插入图表
图表能够直观地表示数据，图表对于需要展示和比较大批数据的演示文稿非常重要。在最新版本的PowerPoint中，你可以使用柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、散点图、股价图、曲面图、圆环图、气泡图和雷达图等多种数据图表，并且创建图表的方法非常简单。
在功能区中“插入”选项卡“插图”中单击“图表”，在打开的“插入图表”对话框中单击箭头滚动选择图表，选择所需图表的类型后单击“确定”即可插入图表。在单击选择图表或者选择图表中的内容时，功能区“图表工具”选项卡将被激活，在“图表工具”选项卡中单击“设计”、“版式”和“格式”选项卡，可以通过选项卡中提供的功能选项，对图表进行修改和定义。此外，你也可以通过右键单击图表中的某些元素，例如图表轴或图例，访问这些图表元素特有的设计、布局和格式设置功能，按照自己的需要对目标元素进行修改。
另外，你可以在PowerPoint演示文稿中插入或链接Excel工作簿中的图表，当电子表格中的数据改变时，PowerPoint演示文稿中的图表也可以轻松地随之更新。要在PowerPoint 2010中插入链接的Excel图表，可打开包含所需图表的Excel工作簿，选择图表并在“开始”选项卡的“剪贴板”中单击“复制”，打开所需的PowerPoint演示文稿，定位需要插入图表的位置，在“开始”选项卡上“剪贴板”中单击“粘贴”下面的箭头，选择“保留源格式和链接数据”可保留图表在Excel文件中外观的方式插入，选择“使用目标主题和链接数据”可使用PowerPoint演示文稿图表外观插入图表。如果以后电子表格中的数据发生改变，需要在PowerPoint文件中更新数据，那么可选择图表并在功能区“图表工具”下“设计”选项卡上的“数据”中单击“刷新数据”即可。
根据观众定义放映内容
如果你的演示文稿需要面向不同的目标群体进行演示，那么你仍然可以将用于所有群体的内容都放到同一个演示文稿中。在完成编辑之后，你可以为不同的群体创建自定义的放映方案。你可以定义在为某一个群体演示的过程中显示哪些幻灯片以及显示的顺序。在功能区“幻灯片放映”选项卡“开始放映幻灯片”中单击“自定义幻灯片放映”，在打开的“自定义放映”对话框中单击“新建”按钮，在“幻灯片放映名称”中定义一个能够识别该自定义放映目标人群的名称，然后在左侧“在演示文稿中的幻灯片”列表中选择这一自定义放映需要的幻灯片，单击中间的“添加”按钮将它们添加到“在自定义放映中的幻灯片”列表中，并通过右侧的上下箭头按钮调整幻灯片的放映顺序，即可创建一个自定义的放映。完成定义后，在“自定义放映”对话框中选择需要的放映方案，单击右下角的“放映”按钮，即可放映你定义的放映方案。
插入和复制表格
要在演示文稿中插入表格，可选择要添加表格的幻灯片，在“插入｜表格”中单击“表格”，在“插入表格”对话框中单击并移动指针，选择表格所需的行数和列数，选择好后释放鼠标按钮即可插入表格。或者单击“插入表格”，然后在“列数”和“行数”列表中输入数字选择表格所需的行数和列数即可插入表格。
如果要将Word、Excel等应用程序中的表格复制到演示文稿中或者复制演示文稿中其他的表格，那么可以单击要复制的表格，或者选择Excel工作表中要复制的单元格范围，在功能区“开始”选项卡上“剪贴板”中单击“复制”，再定位要插入表格的幻灯片，然后在功能区“开始”选项卡上单击“粘贴”即可。
分拆和调整剪贴画
在演示文稿中通过功能区“插入”选项卡中的“图像”选择“剪贴画”，可以插入微软的剪辑艺术图像，这些图像虽然是一个文件，并且在插入时显示的也是一个图像，但是却可以将其分拆成多个独立的矢量图形。你只需右击插入的剪贴画，指向“组合”，选择“取消组合”，并在软件提示是否将其转换为图形时确认是，这样就可以分拆该剪贴画。
接下来，你可以单击该剪贴画局部的图案，拖动调整其位置，期间原剪贴画的其余部分应不会随之移动。右击图形，也可以对其进行单独的编辑和设置，例如将一个图形置于另外一个图形之上或者之下。由于一个剪贴画是由许多图形所组成的，所以通过上述方法可以改变原剪贴画的图案，产生一个新的图案，可根据演示文稿的需要用于传递出不同的含义。
